Informatique et management

L’animation d’une réunion

Vous avez organisé une réunion et celle-ci va commencer dans quelques minutes, comment réussir à la gérer ? Voici quelques petits trucs, issus de différentes expériences, qui devraient vous en faciliter sa gestion.

Remarque : Dans cet article, on parlera spécifiquement des réunions en présentiel (tous les participants dans la même pièce) et pas des réunions de type vidéoconférence qui feront l’objet d’un autre article.

La gestion du type de réunion et la gestion du temps

En premier lieu, vous devez adapter l’organisation et la gestion de votre réunion au type de la réunion :

• Si votre réunion a pour but d’informer (réunion de présentation, point intermédiaire, etc.), vous devez organiser celle-ci de manière à avoir la majorité du temps pour faire votre présentation tout en laissant un temps suffisant pour répondre aux questions des participants. Vers la fin de la réunion, vous devrez aussi ne pas hésiter à faire un point pour vérifier que tous les participants ont bien compris l’ensemble des points que vous aurez présentés.
• Si votre réunion a pour but de recueillir des informations (groupe de travail fonctionnel, retours utilisateurs, etc.), vous devez organiser celle-ci de manière à avoir une première partie fixant le contenu et les règles de fonctionnement de la réunion et une deuxième partie consacrée à l’écoute et au travail avec les participants. Vers la fin de réunion, vous devrez faire, sous forme d’une synthèse, un retour aux participants pour vérifier que vous avez bien recueilli les bonnes informations.
• Si votre réunion a pour but la prise de décisions (réunion de suivi des incidents, réunion de crise, etc.), vous devez organiser celle-ci de manière à avoir, pour chaque problème à traiter, un temps de présentation du problème, un temps de travail et d’échange sur les différentes solutions possibles et un temps de prise de décision. Dès qu’une décision est prise, vous ne devez pas hésiter à la reformuler afin d’être sûr que tous les participants, et vous-même, ayez bien compris la décision prise.
• Si votre réunion est un mélange des trois types de réunions présentées précédemment, vous devez organiser celle-ci comme une succession de petites réunions, chacune étant gérée en fonction du type de sujet abordé.

Un autre élément très important à bien maîtriser dans une réunion est la gestion du temps. Une mauvaise gestion du temps peut entraîner un mauvais traitement des différents points mis à l’ordre du jour et ultérieurement avoir des impacts importants sur le déroulement du projet (mauvaise compréhension des orientations du projet par les participants, mauvaise prise en compte des besoins utilisateurs, prise de décision incomplète ou inadaptée, etc.). Aussi, voici quelques petits trucs qui devraient vous aider :

• Une réunion se doit de commencer et finir à l’heure. C’est une règle de base qu’il convient de respecter pour que celle-ci soit bien organisée et bien cadrée. En effet, si vos participants savent que vos réunions durent toujours plus longtemps que prévu, ils seront tentés soit de prendre plus de temps que nécessaire pour traiter chaque point soit de partir avant la fin (eux aussi ont des emplois du temps à gérer). Pour ce qui est de l’heure de début de la réunion, il est important que vous arriviez systématiquement à l’heure afin que les participants n’aient pas l’impression que vous ne les respectez pas. Prenez aussi l’habitude de ne tolérer, au maximum, que quelques minutes de retard pour commencer vos réunions sans forcément attendre l’arrivée de tous les participants. Ceci vous permettra d’abord de pouvoir traiter l’ensemble des sujets de la réunion dans le temps imparti. Mais, ce sera aussi une preuve de respect pour tous les participants qui sont arrivés à l’heure. Les participants qui ont l’habitude d’arriver en retard se rendront vite compte de l’intérêt d’arriver à l’heure à vos réunions.
• Comme ce n’est pas forcément acquis d’office, apprenez à gérer le temps. Et, pour cela, n’hésitez pas à faire des exercices si nécessaire. Si vous avez une présentation à faire en 20 minutes, entraînez-vous pour que celle-ci ne dure effectivement que 20 minutes. Apprenez à condenser votre discours, en temps réel, pour regagner du temps et revenir à votre organisation initiale si le sujet précédent a pris plus de temps que nécessaire pour être traité. Si vous le pouvez, prenez des cours de théâtre ou encore d’improvisation ou alors donnez des cours à des élèves ou des étudiants. Ceci vous permettra d’apprendre à gérer le temps et à vous adapter.
• Respectez toujours le planning que vous avez défini dans votre ordre du jour. Ceci habituera les participants à travailler dans un cadre bien défini et, bien souvent, au final plus productif. Mais, ceci vous permettra d’éviter de devoir organiser de nouvelles réunions pour reprendre les points que vous n’auriez pas eu le temps de traiter ; ce qui pourrait avoir un impact non négligeable sur votre projet si, par exemple, des décisions devaient être prises rapidement.

La gestion des participants

Une des grandes difficultés dans l’organisation d’une réunion, est de savoir gérer les participants pour que celle-ci puisse atteindre les objectifs fixés. S’il n’existe pas de règles absolues, il existe quand même quelques petits trucs utiles à connaître pour gérer au mieux les participants :

• Si le lieu et le type de réunion s’y prêtent, organisez un petit accueil des participants en prévoyant par exemple de leur offrir un café. Ceci permettra de commencer la réunion dans un contexte plus « détendu » et surtout cela permettra de montrer que vous portez une certaine attention aux participants qui va au-delà de leur fonction au sein de l’entreprise.
• Si tout le monde ne se connaît pas, faites commencer par faire un tour de table. Ceci permettra à chacun de savoir qui il a en face de lui et surtout quel rôle a chacun dans la réunion et dans la structure en général.
• Lorsque vous parlez, essayez de regarder tous les participants. Ceci vous permettra d’établir un certain lien avec eux (c’est toujours plus agréable de voir que la personne qui vous parle vous regarde plutôt qu’elle ne regarde par la fenêtre et semble ainsi ne pas s’intéresser à vous). Ceci vous permettra aussi d’adapter votre discours, en temps réel, en fonction des regards des participants. Si vous voyez que les participants ont du mal à vous suivre, essayez de revenir rapidement sur les points principaux de votre exposé en utilisant une reformulation ; c’est-à-dire en présentant les choses différemment. Si vous voyez que les participants sont dissipés, essayez de faire un trait d’humour ou changez votre ton pour leur permettre de raccrocher à votre présentation. Si vous les voyez énervés, essayez de comprendre pourquoi et éventuellement laissez-les s’exprimer pour éviter que le reste de votre discours devienne inaudible, les participants restant « bloqués » sur un point précis. Il existe encore plein d’autres petits trucs dans la relation avec les autres que je vous présenterai dans d’autres articles pour ne pas rallonger la longueur déjà conséquente de cet article.
• Lorsque vous attendez un retour de vos participants, laissez-leur le temps de s’exprimer et vérifiez bien à donner un temps de parole à chacun. En effet, il faut toujours veiller à ne pas laisser quelques participants accaparer la parole pour les autres, car, ce ne sont pas forcément ceux qui parlent le plus qui sont expriment les idées de tous ou qui sont les réels décideurs. Pour cela, un outil simple à utiliser au cours d’une réunion est de réaliser ce qu’on appelle un tour de table en indiquant bien les règles qui y sont associées (2 minutes par personne, trois points à citer, etc.). Ceci étant, ce n’est pas un outil miracle à utiliser de manière systématique, car cela risque de rendre vos réunions trop formelles et ainsi diminuer la richesse des échanges qui y ont lieu. Une autre possibilité consiste à poser des questions directement à ceux qui ne se sont pas exprimés. Mais, vous pouvez aussi ne pas le faire si vous voyez que tous les participants semblent être d’accord avec ce qui vient d’être dit.
• Dans les échanges, n’hésitez pas à être directif pour éviter que la réunion dérive vers des sujets qui n’étaient pas prévus ou qui n’ont rien à voir avec votre projet ou pour éviter que le temps dérape. Aussi apprenez à « couper la parole » (de manière polie) à certains participants en leur demandant, par exemple, de résumer leurs propos. Sachez aussi ramener les participants sur les sujets de la réunion si vous sentez que les échanges commencent à dériver, et cela le plus rapidement possible. Pour cela, en fonction de cette dérive deux solutions possibles : soit dire que cela n’a rien à voir avec l’ordre du jour de la réunion ou avec le projet. Soit proposer d’organiser une autre réunion sur le sujet (si la discussion a un lien avec le projet).  Dans tous les cas, n’oubliez jamais ce que vous attendez de chaque point de votre réunion et faites le nécessaire pour obtenir les résultats attendus en réindiquant bien ceux-ci à tous les participants.
• Si, lors des échanges, vous voyez qu’il faudra approfondir certains points avec un ou plusieurs participants en particulier mais qu’il n’est pas utile de le faire pendant la réunion, pour atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés, coupez court aux échanges en leur proposant de les recontacter ultérieurement (si nécessaire, fixez déjà une date pendant la réunion).
• Veillez à ce que toutes les décisions prises ne contiennent pas d’ambiguïtés et soient bien comprises par tous. Ceci est indispensable si vous ne voulez pas voir certaines décisions être remises en cause après la réunion.
• Apprenez aussi à gérer les conflits qui pourraient survenir entre deux participants pendant la réunion. Sur ce point, je vous expliquerai comment il est possible de pratiquer dans un autre article de ce blog.

La gestion de la prise de notes

A l’issue de toute réunion que vous organiserez, il vous faudra prévoir d’envoyer un compte-rendu reprenant l’ensemble des échanges et décisions qui ont eu lieu pendant la réunion. Pour pouvoir le réaliser, vous devrez vous baser sur la prise de notes que vous aurez effectuée pendant la réunion. Mais, est-ce vraiment aussi simple que cela de prendre des notes lorsqu’on est soit même censé animer la réunion ? La réponse est non. Cependant, il existe quelques petits trucs qui devraient vous faciliter le travail :

• Si vous le pouvez, faites venir une personne de votre équipe projet pour prendre des notes pendant la réunion.
• Si ce n’est pas possible, proposez aux participants d’enregistrer l’ensemble des échanges qui auront lieu pendant la réunion. Attention, vous devez obtenir l’accord explicite de tous les participants pour faire ce type d’enregistrement, car rien ne serait pire que de faire cet enregistrement à l’insu de certaines personnes (sans parler des problèmes légaux qui pourraient y être associés).
• Si les deux possibilités précédentes ne sont pas réalisables, demandez à un participant s’il peut prendre des notes.
• Sinon, ce sera à vous de prendre des notes. Pour cela, n’écrivez que ce qui est indispensable et nécessaire à l’écriture de votre compte-rendu. N’essayez surtout pas d’être exhaustif. Et, essayez de fixer des temps de prise de note, après la prise de chaque décision par exemple.
• Veillez toujours à ce que la prise de note reflète bien les échanges qui ont effectivement eu lieu pendant la réunion afin que cette prise de note ne reflète pas la pensée ou les idées d’une seule personne.
• A l’issue de la prise de chaque décision, prenez un temps pour reformuler celle-ci devant l’ensemble des participants de manière à bien vérifier que la décision qui sera indiquée dans le compte-rendu sera bien celle qui a été prise lors de la réunion (la reformulation devra se retrouver intégralement dans le compte-rendu).
• Dans une réunion, il est possible d’avoir des échanges qui ne doivent pas se retrouver dans le compte-rendu. Sachez les identifier et, en cas de doute, faites les valider par les participants.

La gestion de la fin de réunion

La fin de la réunion est un moment important dans le sens où elle clôture l’ensemble des échanges qui ont eu lieu pendant la réunion. Là aussi, il existe quelques petits trucs simples à mettre en oeuvre pour ne pas rater ce moment :

• Si cela vous semble utile ou si la réunion a été particulièrement dense et animée, faites une synthèse de la réunion
• Indiquez ensuite à tous les participants quand vous allez leur envoyer le compte-rendu de la réunion.
• Si vous avez des retours à faire à quelques participants en particulier, indiquez-leur quand vous allez revenir vers eux.
• Si cela s’avère nécessaire, essayez de fixer directement la date pour une prochaine réunion. En effet, c’est quelque chose qu’il est toujours plus simple à réaliser lorsque tous les participants sont dans la même pièce que s’il faut le faire par échange de mails ou par téléphones. Fixer aussi son contenu, dans les grandes lignes, si cela est déjà possible.
• N’hésitez pas à remercier les participants à la fin de la réunion surtout si vous avez organisé une réunion avec des utilisateurs.
• Dites « au-revoir » à chaque participant et souhaitez un bon retour à ceux qui sont venus de loin.