L’ordre du jour d’une réunion

L'ordre du jour d'une réunion

L’ordre du jour d’une réunion

 Template d’ordre du jour pour une réunion : Document – Ordre du jour réunion

Aujourd’hui, le terme réunionite aigüe est souvent utilisé pour parler de la fâcheuse habitude qu’ont certaines sociétés ou certaines structures pour multiplier le nombre de réunions dont l’utilité et l’efficacité ne sont pas toujours réelles.

Mais, alors, doit-on supprimer les réunions ?

Certainement pas car ce sont des moments privilégiés pour traiter un certain nombre de sujets avec des personnes qu’il ne serait pas forcément simple de joindre autrement. Par contre, il faut les rendre efficaces.

Pour cela, la première chose à déterminer, lorsqu’on organise une réunion, c’est de définir le contenu de la réunion, c’est-à-dire son ordre du jour, et sa durée.

La durée est un élément important dans le sens où elle permettra de déterminer le nombre de points qui pourront être présentés. Cette durée peut être soit imposée (en fonction des participants à la réunion où en fonction des habitudes de la société), soit libre. Dans ce dernier cas, il faut prévoir une durée adaptée aux sujets à traiter. Ainsi, il est inutile de prévoir une réunion de 2H00 si tous les sujets de la réunion peuvent être traités en 20 minutes. De même, il ne faut pas fixer une durée d’1H00 si on sait, à l’avance, que le traitement des différents points à l’ordre du jour va demander au moins 2H00.

Une chose est sûre : si on veut vraiment de la productivité, il faut que la réunion soit aussi courte que possible. Car, plus une réunion s’éternise dans la durée et moins les participants restent attentifs et concentrés. A ce sujet, il existe quelques petits trucs à connaître :

  • Les réunions les plus efficaces sont souvent celles qui durent entre 1H00 et 2H00.
  • Lorsqu’on a besoin d’avoir absolument une décision, un bon truc consiste à faire la réunion avant midi et indiquer aux participants que la réunion ne se terminera que quand les décisions seront prises.
  • Les réunions effectuées en début d’après-midi (jusqu’à 15H30) sont souvent peu efficaces pour cause de digestion.
  • Les réunions effectuées par visioconférence doivent être plus courtes que les réunions effectuées en présentiel car les participants ont, généralement, beaucoup plus de difficultés à rester concentrés lorsqu’ils ne sont pas présents ensemble dans une pièce.
  • Si la réunion dure plus de 2H00, il faut prévoir des temps de pause pour permettre à chacun de « décompresser » un peu et ainsi pouvoir rendre la ou les autres parties de la réunion plus efficace.

Lorsqu’on organise, pour la première fois, une réunion, il n’est pas toujours facile de déterminer avec précision le temps nécessaire pour chaque sujet. Mais, avec l’expérience, cela va beaucoup mieux. Dans tous les cas, il faut s’imposer comme contrainte d’être en mesure de traiter tous les sujets, à l’ordre du jour, pendant la durée de la réunion et surtout d’avoir des réponses sur tous les points qui en nécessitent.

Pour ce qui est de l’ordre du jour, il faut le constituer de la manière suivante :

  • Définir des points précis et clairs pour tous les participants
  • Adapter les points aux participants de la réunion (les sujets traités doivent concerner le maximum de participants)
  • Ne traiter que des points qui ont effectivement besoin d’une réunion pour être traités
  • Garder une cohérence dans tous les points présentés. Il n’est par exemple pas toujours bon de mélanger une réunion de présentation avec une réunion de résolution de problèmes.
  • Avoir une durée de traitement bien déterminée pour chaque point. Ainsi, pour une réunion d’une heure contenant 3 sujets, il sera possible d’allouer 15 minutes pour le sujet 1, 15 minutes pour le sujet 2 et 30 minutes pour le sujet 3.
  • Préparer, autant que possible, des documents de travail à envoyer avant la réunion pour un ou plusieurs points qui seront traités lors de la réunion (une réunion doit être faite pour traiter des questions pas pour les aborder). Et surtout, n’oubliez pas d’envoyer ces documents au minimum quelques jours avant la réunion car si vous ne laissez pas suffisamment de temps à vos interlocuteurs pour prendre connaissance de ces documents, vous devrez les représenter en réunion ; ce qui fera que vous ne pourrez certainement pas traiter tous les points à l’ordre du jour.
  • Faire éventuellement des documents à utiliser ou à présenter pendant la réunion pour quelques points ou pour tous les points à l’ordre du jour si cela peut faciliter le traitement de ces points.
  • Pour ce qui est du formalisme à utiliser pour l’envoi d’un ordre du jour, cela dépendra fortement du contexte dans lequel évolue le projet (sous forme d’un document ou sous forme d’un mail). Quoi qu’il en soit, il est indispensable que celui-ci soit écrit car il représente la feuille de route de la réunion aussi bien pour le chef de projet que pour les participants.

Enfin, un autre point important dans la préparation d’une réunion est de bien définir la liste des participants. En effet, il faut toujours :

  • Limiter le nombre de participants. Idéalement, il ne faudrait pas dépasser les 5 à 10 personnes.
  • Inviter les bons participants pour traiter les différents points. Ainsi, il est inutile d’inviter le service commercial si vous n’allez parler que d’aspects purement techniques dans votre réunion.
  • Déterminer les participants qui devront obligatoirement être présents et bien vérifier qu’ils pourront se rendre disponibles. En effet, il est inutile de faire des réunions si aucun décideur ne peut être présent.
  • Essayer de mettre le maximum de points à traiter par les participants dans la même réunion pour diminuer le nombre de réunions auxquelles ils doivent participer (ils vous en seront reconnaissants et seront certainement plus efficaces par la suite dans vos réunions). Ceci signifie qu’il ne faut pas organiser une réunion à chaque nouveau problème rencontré mais qu’il faut synthétiser les choses et, si possible, les anticiper.
  • Enfin, dans l’organisation de la réunion, il faut prévoir de mettre les sujets les plus importants au début pour être certain de les traiter sauf si, pour des raisons diplomatiques, il paraît plus pertinent d’évoquer d’autres sujets avant.

Et puis, il faut aussi penser à réserver une salle dans laquelle se tiendra la réunion. Cette salle devra être en mesure d’accueillir tous les participants dans de bonnes conditions et devra, si possible, minimiser les temps de déplacement pour le maximum de participants. La réservation de la salle devra être effectuée avant l’envoi de l’ordre du jour de manière à ce que celui-ci contienne bien le lieu de la réunion. Il n’y a, en effet, rien de plus gênant que d’organiser une réunion en oubliant de réserver une salle. Et, n’oubliez pas non plus la logistique associées à la réunion (préparation du café, viennoiseries, bouteilles d’eau, réservation des repas du midi, etc.)

Pour finir, le meilleur conseil qu’on puisse donner à un chef de projet c’est de faire le moins de réunion possible c’est-à-dire de n’en faire que lorsque cela est vraiment utile pour le projet.

Dans un autre article, nous verrons comment animer au mieux une réunion.

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