L’évaluation de la charge d’un projet : découpage en lots

Le découpage des projet en lots

Le découpage des projet en lots

Principes généraux

Vous venez de vous voir assigner un nouveau projet et vous voulez estimer les ressources dont vous allez avoir besoin pour le réaliser ainsi que sa durée prévisible. Pour cela, il va vous falloir être en mesure d’estimer toutes les phases du projet de sa conception à sa mise en production et, dans certain cas, l’après mise en production.

Si votre projet est de petite taille, évaluer sa charge ne sera pas forcément très complexe car le nombre de ressources à affecter et la durée totale du projet seront assez courts. Par contre, si le projet commence à prendre une certaine envergure, l’évaluer va nécessiter de mettre en oeuvre un certain nombre de techniques.

La première de ces techniques consiste à découper le projet en Lots ; chaque lot représentant une partie du projet représentant un tout cohérent du point de vue technique et du point de vue fonctionnel. Ainsi, pour un projet de développement d’une application de comptabilité, un premier lot pourrait concerner le paramétrage général de l’application, un deuxième la comptabilité générale, un troisième la comptabilité analytique, un quatrième le budget, etc.

Lors de l’identification des lots, vous devrez veiller à :

  • Bien identifier le contenu de chaque lot afin d’éviter les zones d’ombre ou des zones recouvrements entre plusieurs lots.
  • Faire des lots cohérents au niveau de leur contenu fonctionnel et technique. Dans notre exemple, un lot comprenant le paramétrage général et la comptabilité analytique aurait clairement manqué de cohérence.
  • Veiller à ne pas avoir de lots trop « petits » ou de lots trop « grands ». Ainsi, lors du découpage des lots, il faut éviter d’avoir des lots qui ne demandent que quelques jours pour être réalisés et d’autres qui eux demandent des années.

Une fois tous les lots identifiés, vous devrez :

  • Agencer les lots les uns par rapport aux autres pour définir les contraintes d’enchaînement des lots, dans le temps, les uns par rapport aux autres ; certains lots devant être réalisés pour que d’autres lots puissent commencer.
  • Définir, de manière générale, les ressources nécessaires pour chaque lot que ce soit des ressources techniques ou des ressources fonctionnelles. Quand on parle de ressources, on parle aussi bien de moyens matériels que de moyens humains. La définition précise des ressources se fera au niveau de l’analyse des contenus de chaque lot.
  • Déterminer les ressources critiques pour chaque lot ; c’est-à-dire les ressources qui ne sont pas facilement remplaçables et dont la disponibilité est indispensable pour réaliser le projet.
  • Identifier les lots qui peuvent être réalisés en parallèle et ceux qui doivent absolument être réalisés les uns après les autres. Au cours de cette identification, il peut être utile de tenir compte des contraintes sur les ressources critiques pour déterminer les lots les plus critiques mais aussi pour déterminer des contraintes sur les dates possibles de réalisation des lots.
  • Déterminer la criticité de chaque lot par rapport à la réalisation du projet : c’est-à-dire définir quels sont les lots qui sont au coeur du projet et quels sont les lots « annexes » qui pourront quand même permettre au projet de partir en production même s’il ne sont pas réalisés ou s’ils ne sont réalisés que partiellement. Ceci permettra, si nécessaire pendant le déroulement du projet, de faire certains ajustements pour, par exemple, tenir les délais fixés.

Pour chaque lot, vous devrez ensuite faire une évaluation de ce celui-ci afin de définir de, manière plus précise, la charge ainsi que le calendrier qui y seront associés. Pour faire ce travail, la meilleure façon de pratiquer consiste à évaluer chaque lot comme étant lui-même un projet qu’il est possible de découper en lots plus petits. Ensuite, pour chacun de ces plus petits lots, vous pourrez recommencer le même travail que celui que vous avez réalisé pour déterminer les lots initiaux du projet.

Afin de vous aider dans l’évaluation de la charge de chaque lot, vous pourrez vous aider d’un abaque d’évaluation de charge tel que celui qui sera présenté dans l’article L’évaluation de la charge d’un projet : utilisation d’un abaque.

Commencer par une évaluation globale ou par évaluation détaillée ?

La question que se posent souvent les nouveaux chefs de projet est de savoir s’il ne faut pas systématiquement passer par une évaluation détaillée des charges pour pouvoir être sûr des coûts et du planning de son projet.

En fait, tout va dépendre du projet et du temps qui vous est alloué pour la phase d’analyse préalable. Si vous ne devez mener qu’une étude préliminaire, vous n’aurez probablement pas le temps de pouvoir réaliser une évaluation détaillée et devrez-vous contenter d’une évaluation globale en vous limitant au niveau des lots. Sans expérience et avec une certaine part d’incertitude, ce type d’évaluation ne doit être considéré que comme une indication avec une marge d’erreur importante. Avec l’expérience, vous pourrez réduire la marge d’erreur mais ne pourrez jamais vous engager, avec certitude, sur cette évaluation pour vous engager formellement sur la réalisation de votre projet.

Si, par contre, on vous demande une analyse précise, vous devrez absolument partir sur une analyse détaillée pour limiter les risques ultérieurs sur le projet. Ce n’est qu’une analyse détaillée qui vous permettra de pouvoir vous engager réellement sur le projet.

Aussi, le meilleur conseil qu’on puisse vous donner c’est d’essayer de faire des analyses aussi détaillées que possible. Et, si le temps vous manque, essayez de vous concentrer sur les points critiques ou sur ceux sur lesquels vous avez le plus d’incertitudes. De cette manière, vous pourrez réduire les zones d’ombres et surtout les risques.

Dans tous les cas, savoir évaluer correctement un projet en prenant en compte toutes les incertitudes possibles et en étant sûr et certains d’avoir des délais aussi courts que possible ne sera jamais une science exacte mais restera un « art » que seule l’expérience (de soi-même ou des autres) permet de maîtriser. Aussi, dans d’autres articles de ce blog, vous trouverez un certain nombre d’astuces et de bonnes pratiques qui, je l’espère, vous permettront de partir sur de bonnes bases.

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