Ecrire un compte-rendu de réunion

Ecrire un compte-rendu de réunion

Ecrire un compte-rendu de réunion

 

Template de compte-rendu pour une réunion : Document – Compte-rendu réunion

Une fois que vous êtes sorti de réunion, votre travail n’est pas terminé : il vous faut écrire un compte-rendu. Comment le faire, que mettre dedans, voilà des questions auxquelles je vais essayer de répondre dans cet article.

Que trouver au début du compte-rendu :

  • Le nom de la personne qui a écrit le compte-rendu, avec la date de création du document, ainsi que le nom des personnes qui ont validé le document avec la date de validation. Ces éléments sont indispensable pour que chacun prenne sa part de responsabilité dans le contenu du document et ainsi limiter les risques de retour en arrière du type : je n’ai jamais vu ni validé ce document.
  • Un rappel des informations sur la réunion (date, type de réunion, etc.). Cette partie est un peu formelle mais elle permet à tous de bien repréciser à quel cadre se rapporte le contenu du document.
  • Un rappel de l’ordre du jour. Celui-ci permettra, à un lecteur, de rapidement savoir quel était le contenu de la réunion sans avoir besoin de lire l’intégralité du compte-rendu.
  • Un rappel sur les présences et absences à la réunion. Cette partie est importante car elle permet de valider la pertinence des décisions prises pendant la réunion. Ainsi, si les décideurs sont tous là lors de la réunion, ils ne pourront pas dire, avec ce type d’information, qu’ils n’étaient pas au courant dans le cas où les choses ne se passeraient pas comme prévu.

Quel traitement faire pour chaque point :

  • Indiquer clairement les différents points traités (texte avec des caractères gras, sous la forme d’un chapitre, avec un texte souligné, etc.) pour que le lecteur puisse rapidement s’y reporter.
  • Rappeler les éléments les plus importants évoqués pendant la réunion. Même s’il existe un document support extérieur, il est important de bien reprendre les points principaux pour que les décisions, qui seront indiquées par la suite, soient bien comprises dans leur contexte.
  • Bien rappeler les décisions prises pour chaque point. Il est important de reprendre ici les décisions telles qu’elles ont été prises en réunion ; d’où l’utilité de bien reformuler les décisions pendant les réunions et surtout de bien en prendre note.
  • Il faut adapter le texte au contexte de la réunion : faire court pour les points qui ne porteront pas à polémique et faire un peu plus long, pour bien présenter le contexte qui a amené à la décision, pour les points un peu plus compliqués.

Que mettre à la fin du compte-rendu :

  • Indiquer la liste des points évoqués mais non traités ; ce qui permettra aux participants de voir que tous les échanges qui ont eu lieu pendant la réunion ont bien été pris en compte.
  • Indiquer un tableau récapitulatif reprenant les actions à faire, par qui et pour quand qui ont été définies pendant la réunion. Ceci est très important pour pouvoir suivre les décisions prises en réunion et aussi pour bien déterminer les responsabilités des uns et des autres sur l’après-réunion.
  • Indiquer, si cela est possible, la ou les dates des prochaines réunions avec, éventuellement, une partie de l’ordre du jour si celui-ci est déjà connu.

Comment faire valider son compte-rendu :

  • D’abord, il faut envoyer celui-ci à tous les participants pour relecture en mettant une date limite pour les retours. Cette date ne doit pas être trop courte pour permettre à chacun de faire un retour. Mais, elle ne doit pas non plus être trop éloignée pour que chacun garde bien en tête les échanges qui ont eu lieu pendant la réunion.
  • Ensuite, il ne faut accepter les modifications que si les éléments apportés en retour ont bien été évoqués ou traités pendant la réunion.
  • Enfin, une fois le compte-rendu validé, il ne faut absolument jamais revenir dessus car sinon, une validation de compte-rendu ne signifiera plus rien par la suite.

Quelques éléments complémentaires importants une fois que le compte-rendu est validé :

  •  Il faut absolument vérifier la mise en oeuvre et effectuer le suivi des différents points de la réunion. Il ne faudra donc pas hésiter à relancer certaines personnes si certains points ne sont pas traités dans les délais.
  • Si, vous êtes en charge d’un certain nombre de points, il faudra penser à faire un retour régulier auprès des personnes concernées par ces points afin qu’ils puissent aussi avoir un suivi de leur côté.
  • Il ne faudra jamais hésiter à provoquer une nouvelle réunion ou à avancer une date de réunion si certains points posent problème et peuvent impacter, de manière importante, le projet.
Ce contenu a été publié dans Document, Réunion, avec comme mot(s)-clé(s) , . Vous pouvez le mettre en favoris avec ce permalien.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *