Les comités de suivi dans un projet

Les comités de suivi du projet

Les comités de suivi du projet

Principe général

La réalisation d’un projet sous-entend la mise en place de différents comités, auxquels participeront l’équipe projet et le client, afin de permettre le suivi de celui-ci. Pour présenter l’organisation et les rôles de ces différents comités, j’ai décidé de prendre, dans cet article, l’exemple d’un projet informatique réalisé dans le cadre d’une prestation avec une équipe de projet externe ne faisant pas partie des équipes du client.

Cet article étant générique et s’adressant à tous les types de projets et de prestations, toutes les règles de fonctionnement, associées aux différents comités, ne seront pas définies ici (délai minimum pour l’envoi d’une convocation, processus de validation d’un compte-rendu, etc.).

Sinon, de manière générale, la direction de la prestation recouvre deux notions complémentaires :

  • Le suivi de la prestation qui consiste à planifier, organiser et recommander les actions indispensables pour la bonne réalisation des produits et prestations à livrer (tout en respectant les contraintes de délais, de moyens, d’environnement…).
  • Le contrôle de la prestation qui consiste à définir, mettre en place et faire fonctionner le système de pilotage et de contrôle de la totalité des activités et procédures de la prestation.

Cette direction se fait principalement à travers deux types de réunions :

  • Le comité de pilotage
  • Le comité de suivi

Le comité de pilotage

Rôle :

Le contrôle de la prestation se fait à travers l’organisation de comités de pilotage.

Les objectifs d’un Comité de Pilotage sont :

  • Définir les orientations stratégiques de la prestation,
  • Définir les objectifs de la prestation,
  • Suivre l’avancement de la prestation,
  • Effectuer le suivi de l’atteinte des objectifs à travers l’utilisation de tableaux de bord de suivi,
  • Faire le point sur les difficultés rencontrées et l’efficacité des solutions mises en œuvre,
  • Prendre des décisions sur les éventuels points de blocage,
  • Faire, si nécessaire, un arbitrage au niveau des priorités sur les différents projets pris en charge,
  • Gérer les risques du projet identifiés dans le document de « Suivi des risques liés à la prestation »,
  • Prendre des décisions sur les propositions d’améliorations au niveau technique et au niveau fonctionnel,
  • Suivre les livraisons,
  • Effectuer l’approbation et la recette des travaux,
  • Affiner la méthode d’évaluation des charges en fonction des gains de productivité par l’analyse des charges effectives sur les travaux réalisés,
  • Vérifier la bonne application de toutes les dispositions contractuelles,
  • Examiner toute demande de compléments financiers,
  • Suivre l’évolution du Plan d’Assurance Qualité (PAQ) et réaliser un point qualité durant le comité.

 Composition :

 Les participants sont au minimum :

  • Le directeur de projets / chef de projet de l’équipe projet,
  • La personne, généralement salariée du client, qui assure le suivi du projet pour le client,
  • Un responsable du client ayant la possibilité de prendre toute décision permettant de faire avancer la prestation.
  • D’autres personnes pouvant être invitées, de manière ponctuelle, aux Comités de Pilotage en fonction des besoins et des sujets traités.

Tous les participants au comité de pilotage recevront systématiquement un exemplaire du compte-rendu.

Modalités générales de fonctionnement :

Le Comité de Pilotage donne lieu à un compte-rendu et un plan d’action rédigés par le chef de projet de l’équipe projet. La planification de l’ensemble des réunions se fera conjointement au démarrage du projet.

Le comité de pilotage sera systématiquement informé de l’avancement des travaux, des problèmes rencontrés et des solutions mises en œuvre.

Des Comités de Pilotages spécifiques pourront aussi être organisés à certains moments de la prestation :

  • Un Comité sera organisé au démarrage de la prestation en tant que réunion de lancement,
  • Un Comité de clôture sur les travaux réalisés sera organisé au terme de la prestation ou, si la prestation est prolongée, à la date anniversaire du démarrage de la prestation,
  • Si une des parties juge qu’un comité extraordinaire est nécessaire, une réunion pourra être planifiée à la demande.
  • Le Comité de Pilotage pourra en outre se réunir à la demande de l’équipe projet ou du client et en comité restreint selon la nature du problème. La composition de ce comité restreint devra être validée par les deux parties.

En début de chaque Comité de Pilotage, la validation du compte-rendu du Comité précédent est entérinée.

Le comité de suivi

Rôle :

Le suivi régulier de chaque projet pris en charge dans le cadre de la prestation se fait à travers des comités de suivi.

Le Comité de Suivi permet de faire un point sur :

  • L’avancement de la prestation à travers l’utilisation de tableaux de bord de suivi,
  • Le planning à venir,
  • La coordination des travaux à réaliser,
  • L’ensemble des moyens nécessaires à la bonne réalisation des travaux,
  • Les difficultés techniques ou fonctionnelles rencontrées,
  • Les nouveaux besoins,
  • La gestion des modifications éventuelles des spécifications fonctionnelles.

Durant chaque Comité de suivi, un point d’avancement sera réalisé sur le(s) projet(s) en cours à l’aide d’un document synthétique de suivi de projet.

Composition :

Les participants sont au minimum :

  • Le directeur de projets / chef de projet de l’équipe projet
  • La personne, généralement salariée du client, qui assure le suivi du projet pour le client.

Modalités générales de fonctionnement :

Le Comité de Suivi à un caractère opérationnel. Les Comités de Suivi sont généralement hebdomadaires.

Ils peuvent être téléphoniques si les deux parties en sont d’accord.

La programmation des Comités de Suivi se fera conjointement au démarrage de chaque projet.

En début de chaque Comité de Suivi, la validation du compte-rendu du Comité précédent est entérinée.

Le comité des utilisateurs

 Rôle :

 Le comité des utilisateurs :

  • Participe à la rédaction et à la validation des scénarios de recette.
  • Participe au recettage des différents modules de l’application.

Il pourra également être sollicité sur toute question fonctionnelle qui serait restée en suspens lors de la rédaction des spécifications fonctionnelles mais aussi celles identifiées au cours de la réalisation.

Composition :

La liste des participants sera arrêtée lors du lancement de la prestation dans le cadre d’un comité de pilotage.

La liste des participants pourra évoluer dans le temps en fonction des projets et des applications pris en charge. Toute modification de la liste des participants devra être discutée et validée en comité de pilotage.

Modalités générales de fonctionnement :

Le comité des utilisateurs sera réuni dans son intégralité à l’occasion d’une réunion de lancement mais pourra ensuite être décomposé en sous-groupes thématiques pour une logique de fonctionnement et des thèmes qui seront abordés dans chaque sous-groupe.

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