Coût – Délai – Qualité : Les coûts

Les coûts d'un projet informatique

Les coûts d’un projet informatique

Dans un projet informatique, la notion de coût peut recouvrir de nombreux aspects qu’il convient ou pas de prendre en compte en fonction du périmètre du projet.

Si on ne veut pas entrer dans une approche comptable des coûts d’un projet, il est possible de les déterminer très simplement en prenant en compte les différentes étapes de la vie d’un projet. Ainsi, on a :

  • Les coûts liés à la phase d’initialisation et d’analyse du projet
  • Les coûts liés à la phase de développement du projet
  • Les coûts liés à la phase de validation du projet
  • Les coûts liés à la phase de mise en oeuvre du projet
  • Les coûts liés à la phase d’exploitation du projet
  • Les coûts liés à la phase d’arrêt d’exploitation du projet

Et, comme nous allons le voir ci-dessous, prendre en compte tous les coûts liés à un projet nécessite souvent d’être en mesure de faire une analyse multi-domaines et multi-métiers.

Attention : Je n’ai pas la prétention de vous donner ici la liste de tous les coûts possibles pour un projet informatique mais de vous donner une idée des principaux coûts à prendre en compte pour savoir évaluer le coût total d’un projet informatique. En parallèle de cette présentation des coûts, un autre article présentera comment il est possible de calculer un retour sur investissement (ROI) sur un projet informatique.

Les coûts liés aux ressources humaines

Dans toutes les phases d’un projet informatique, les coûts associés aux ressources humaines peuvent être évalués de la même manière. Ce sont :

  • Les coûts salariaux qui sont associés directement au salaire de chaque personne travaillant sur le projet (le passage à un coût journalier ou à un coût horaire doit s’envisager en fonction du type de projet et en fonction du type d’intervenant)
  • Les coûts des prestations complémentaires qui sont associés directement au montant des prestations demandées par un ou plusieurs intervenants externes à la société sur un projet comme un expert technique ou un graphiste indépendant.
  • Les coûts associés à de la formation lorsqu’il est nécessaire d’envoyer des personnes de l’équipe projet en formation technique ou fonctionnelle pour la bonne réalisation du projet. Ces coûts comprennent aussi les éventuels coûts associés à la participation à des séminaires en lien avec le projet.
  • Les coûts associés aux déplacements lorsque des personnes du projet doivent se déplacer pour participer à des réunions ou pour réaliser des séances de travail.
  • Les coûts associés à un éventuel manque à gagner lorsque, par exemple, un expert métier travaille sur un projet plutôt que de générer directement des revenus pour la société.
  • Les coûts associés à un éventuel remplacement de la personne à son poste pendant la période pendant laquelle elle est affectée au projet (ce coût ne devant être pris que partiellement en compte étant donné que le salaire de la personne affectée au projet est déjà pris en compte.
  • Les coûts associés à des indemnités ou à des primes de fin de projet (exemple : recrutement de personnes en CDD sur le projet, primes d’objectifs spécifiques, gratifications complémentaires, etc.).

Les coûts liés à la phase d’initialisation et d’analyse du projet

Les coûts liés à la phase de mise en oeuvre d’un projet sont principalement des coûts liés aux ressources humaines qui peuvent être associés à l’ensemble du temps passé par les personnes des différents services ou entités pour définir ce que doit être le projet (réunions de travail pour définir les besoins, interview réalisées dans le cadre de l’élaboration du cahier des charges, rédaction et validation du cahier des charges, appel à de l’expertise technique ou à de l’expertise métier, etc.).

A ces coûts humains peuvent aussi s’associer, dans certains projets, des coûts techniques liés à la mise en oeuvre d’un prototype (un POC ou Proof Of Concept) qui peut nécessiter l’utilisation de moyens techniques (serveurs, réseaux, etc.). Sur ce point, il est important de noter qu’un POC est à lui seul un petit projet pour lequel il est possible de déterminer un coût global de la même manière que pour un projet.

Les coûts liés à la phase de développement du projet

Les coûts liés à la phase de développement du projet sont souvent principalement les coûts liés aux ressources humaines affectées au projet pendant cette phase (un autre article présentera en détail toutes les personnes intervenant dans cette phase).

A ces coûts peuvent s’associer des coûts liés à la mise en place d’un environnement technique pour la réalisation des développements et d’un autre pour la réalisation des tests unitaires.

Les coûts liés à la phase de validation du projet

Les coûts liés à la phase de validation du projet sont, là encore, des coûts majoritairement liés aux ressources humaines associées au projet (un autre article présentera en détail toutes les personnes intervenant pendant cette phase).

A ces coûts peuvent s’associer les coûts liés à :

  • la mise en place d’un environnement technique pour la réalisation des tests de validation du projet
  • La réalisation des documentations techniques pour la mise en production et la mise en exploitation du projet.
  • La réalisation des documentations fonctionnelles pour les utilisateurs avec la conception des éventuelles formations associées avec leurs supports de cours.

Les coûts liés à la phase de mise en production du projet

Dans cette phase, on retrouvera encore tous les coûts liés aux ressources humaines qui sont sollicités pour sa bonne réalisation.

Mais, on trouvera aussi :

  • Les coûts liés à la mise en place de l’environnement technique de production
  • Les coûts associés à la formation des personnes qui seront en charge de l’exploitation du produit
  • Les coûts liés à la conduite du changement au sein de l’entreprise pour s’adapter aux nouveaux produits ou aux nouveaux services en lien direct avec le projet
  • Les coûts associés à la formation des utilisateurs (location de salles de formation, coûts des formateurs, coûts liés au temps de formation de chaque personne (salaire, manque à gagner, etc.)
  • Les coûts de communication sur le nouveau produit auprès des utilisateurs

Les coûts liés à la phase d’exploitation du projet

Au niveau de cette phase, si on retrouve toujours les coûts liés aux ressources humaines en lien avec le projet, il existe aussi une séparation assez nette entre deux types de coûts différents.

Ainsi, on trouve les coûts liés à la maintenance du projet :

  • Les coûts liés à la maintenance corrective du produit (correction des bugs détectés en production)
  • Les coûts liés à la maintenance évolutive récurrente sur le produit (exemple : remise à jour annuelle pour tenir compte des évolutions légales ou en matière de gammes de produits ou services proposés à la vente)
  • Les coûts liés à la maintenance évolutive non récurrente sur le produit peuvent, dans certains cas, être évalués à l’avance sous la forme, par exemple, d’une enveloppe annuelle d’évolution. Mais, bien souvent, ces coûts sont difficilement quantifiables a priori. Ceci étant, il est important de les suivre pendant la première année après la mise en production d’un projet car ceux-ci peuvent être significatifs pour détecter une analyse ou une réalisation incomplète ou imparfaite du projet ; ce qui permettra de limiter les risques de reconduire les mêmes problèmes sur un nouveau projet.

Mais aussi les coûts liés à l’exploitation du projet, c’est-à-dire à son utilisation quotidienne :

  • Les coûts en ressources humaines associés aux personnes en charge de gérer et de surveiller le bon fonctionnement du projet au quotidien
  • Les coûts techniques associés soit au remplacement du matériel utilisé par le projet en cas de panne ou d’obsolescence soit à la montée en puissance du projet (ajout de nouveaux serveurs, ajout de nouveaux disques, etc.).
  • Les coûts des contrats de maintenance associés au matériel
  • Les coûts associés à d’éventuelles assurances complémentaires (perte de données, perte d’image de marque, etc.)

Les coûts liés à la phase d’arrêt d’exploitation du projet

En-dehors des coûts liés aux ressources humaines associées à cette phase, les coûts d’arrêt d’exploitation du projet sont :

  • Les coûts des éventuelles solutions techniques qui doivent être mises en oeuvre pour conserver des historiques accessibles pendant une durée déterminée
  • Les coûts associés à la conservation des connaissances et du savoir-faire technique sur le projet
  • Les coûts de la communication effectuée auprès des utilisateurs sur l’arrêt du produit
  • Les coûts de retraitement du matériel (si nécessaire)

Les autres coûts à prendre ou pas en compte en fonction du contexte

A côté de tous les coûts qui viennent d’être présentés, il existe d’autres coûts, un peu plus cachés, qu’il peut être intéressant ou pas de prendre en compte en fonction du contexte du projet. Ces coûts sont :

  • Les coûts des matériels mis à disposition de l’équipe projet pendant la durée de réalisation du projet (matériel informatique, mobilier, matériel de bureau, etc.).
  • Les coûts des locaux mis à disposition de l’équipe projet pendant la durée de réalisation du projet.
  • Les coûts des consommables utilisés par l’équipe projet pendant la durée de réalisation du projet (cartouches d’encre, capsules de café, etc.).
  • Les coûts en matière de consommation d’énergie (électricité, gaz, etc.), de fluides (eau, etc.) et de communication (télécommunications, etc.) pendant toute la durée de réalisation du projet.
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