La réunion de lancement d’un projet

La réunion de lancement d'un projet

La réunion de lancement d’un projet

La réunion de lancement d’un projet est un élément clés de sa réussite. De manière pratique, elle permet de :

  • Réunir l’ensemble des représentants des intervenants sur le projet, que ce soit du côté technique, du côté fonctionnel, du côté utilisateurs ou encore du côté commercial ou financier.
  • Faire que toutes les personnes présentes puissent se présenter les unes aux autres afin que chacun puisse bien identifier le rôle des uns et des autres et donc ses interlocuteurs potentiels.
  • Présenter, de manière claire et aussi concise que possible, les objectifs du projet ainsi que son planning général
  • Présenter l’organigramme de l’équipe projet
  • Définir les interactions des différents intervenants pendant l’ensemble du projet en les faisant apparaître sur les plannings de réalisation
  • Faire intervenir tous les participants afin que chacun puisse bien prendre sa place dans l’ensemble du projet. Sur ce point, vous devrez veiller à ce que chacun puisse s’exprimer notamment sur ses domaines de connaissance et de compétence.

Attention : Un travail important doit être réalisé en amont avant d’organiser la réunion de lancement du projet. En effet, celle-ci ne doit pas être l’occasion de remettre en cause l’intégralité du projet suite à une analyse préalable incomplète ou partielle. Elle ne doit pas non plus être l’occasion de déclencher des rivalités entre les participants suite à des définissons floues sur certains aspects du projet.

Ce qui est attendu à l’issue de cette réunion de lancement c’est :

  • Avoir un consensus sur le contenu, les délais et les grands principes de réalisation du projet.
  • Avoir une validation, par toutes les personnes présentes à la réunion, de l’implication des différents intervenants pendant le déroulement du projet et notamment au moment des phases clés du projet
  • Avoir une validation, par toutes les personnes présentes à la réunion, de la feuille de route du projet aussi bien au niveau de son organisation, de son planning que de son plan d’assurance qualité si celui-ci a été défini.
  • Ne plus avoir aucune zone d’ombre sur les grandes lignes du projet

Il est important de noter que la réunion de lancement de projet doit être considérée comme la réunion qui va légitimer et installer le projet et, par la même occasion, le chef de projet. C’est donc une réunion importante qu’il convient de bien préparer :

  • Au niveau de son ordre du jour qui doit être précis et complet pour arriver à couvrir l’ensemble du projet
  • Au niveau de sa durée qui doit être suffisamment longue pour permettre de faire le tour de l’ensemble des points à traiter, mais pas trop longue pour rester efficace. Pour un projet d’envergure moyenne (autour de 1000 jours.homme) avec un nombre restreint d’intervenants, ce type de réunion devrait avoir une durée comprise entre 2 et 4 heures.
  • Au niveau des personnes invitées qui doivent représenter l’équipe projet, les clients, les décideurs, les représentants des autres projets et services avec lesquels il existera des interactions pendant le déroulement du projet. Il faudra aussi veiller à inviter l’ensemble des personnes qui feront partie, pendant toute la durée du projet, du comité de pilotage du projet. Enfin, il faudra bien s’assurer de la présence d’un maximum de personne à la réunion de lancement. Et, si une personne ne peut pas être présente, voir dans quelle mesure elle ne pourrait pas être remplacée par une autre personne.
  • Au niveau des documents supports qui doivent être complets et disponibles pour tous les participants. Sur ce point, le chef de projet doit aussi veiller à intégrer, dans ses supports de réunion, les documents provenant d’autres intervenants et qui sont susceptible d’être présentés pendant la réunion.
  • Au niveau de l’environnement de la réunion (salle, etc.) et de l’accueil des participants qui doivent permettre de faciliter la mise en confiance de l’ensemble des personnes qui seront présentes.
  • Au niveau de la prise de note, pour la réalisation du compte-rendu, vous pouvez, en tant que chef de projet et organisateur de la réunion, prendre vous-même des notes, mais cette façon de faire ne facilite pas la fluidité des échanges pendant la réunion et peut vous faire perdre le fil de votre pensée. Vous pouvez aussi faire un enregistrement intégral de l’ensemble de la réunion à l’aide d’un dictaphone. Mais, dans ce cas, vous devrez veiller à demander, au préalable, l’autorisation d’effectuer cet enregistrement à l’ensemble des participants. Et, il est loin d’être sûr que cet accord soit facile à obtenir. La dernière solution, et la plus pertinente, consiste à vous faire accompagner d’une personne qui sera chargée de prendre des notes pendant toute la durée de la réunion ; cette personne ne devant pas participer aux échanges sauf pour éventuellement faire repréciser certaines décisions qui seraient prises pendant la réunion pour vérifier que tous les participants soient bien en phase sur ces décisions.

Cette réunion étant essentielle, il conviendra aussi de veiller à en faire un compte-rendu dans des délais aussi courts que possible. Celui-ci devra être envoyé, pour validation, à l’ensemble des participants et le chef de projet devra vérifier que cette validation s’effectue dans des délais raisonnables. À ce niveau, la solution la plus simple consiste à indiquer, dans le message d’accompagnement du compte-rendu, que celui-ci sera considéré comme validé si le destinataire ne fait pas de retour dans les x jours. Attention quand même à veiller à mettre un délai de retour raisonnable afin de réellement permettre aux différents intervenants de faire leurs retours. Si jamais, suite à un ou plusieurs retours, le compte-rendu était modifié, celui-ci devra être renvoyé, à nouveau, à tous les participants pour revalidation.

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