Le comité de pilotage et les réunions de suivi de projet

Les réunions de pilotage et de suivi de projet

Les réunions de pilotage et de suivi de projet

Dans le cadre de la gestion des projets d’une certaine taille ou d’une certaine durée, il est d’habitude de mettre en place un comité de pilotage et des réunions de suivi de projet. Si ces deux instances peuvent paraître similaires, au premier abord, elles ont, dans la vie du projet, des objectifs bien différents.

Le comité de pilotage de projet

Ainsi, les réunions du comité de pilotage de projet sont des réunions qui ont pour but principal de  gérer le projet au niveau stratégique. L’objectif de ce comité de pilotage n’est donc pas de discuter de problématiques techniques de base du projet ou des problèmes du quotidien mais d’arbitrer sur les trois axes principaux du projet que sont les coûts, les délais et la qualité. Ces réunions du comité de pilotage du projet ont aussi pour but de permettre de lever les difficultés organisationnelles qui pourraient exister autour du projet. Elles permettent enfin de définir et valider les changements d’orientation du projet rendus nécessaires par l’évolution du contexte aussi bien au sein de l’équipe projet, que de l’entreprise ou alors de l’extérieur (évolution règlementaire, apparition d’un nouveau concurrent, etc.).

Les participants à ces réunions du comité de pilotage du projet sont, en-dehors du chef de projet, l’ensemble des décideurs concernés par la mise en oeuvre du projet ; que ce soit au niveau technique, au niveau fonctionnel, au niveau organisationnel ou encore au niveau commercial.

Tout l’art du chef de projet dans l’organisation d’une réunion du comité de pilotage consiste à :

  • Inviter tous les décideurs concernés par le projet en veillant à ne pas faire venir trop de personnes et surtout à inviter les personnes qui peuvent vraiment décider
  • Ne traiter que des sujets qui relèvent du niveau stratégique du projet
  • Ne pas multiplier les réunions du comité de pilotage mais les faire de manière régulière en fonction des besoins ou des évolutions du projet au niveau stratégique (exemples : changement d’orientation d’une partie du projet, augmentation importante des coûts, etc.). De manière assez générique, on peut considérer que, sur un projet sur plusieurs années, une réunion de ce type par trimestre est une bonne fréquence.

Les réunions de suivi de projet

Contrairement aux réunions du comité de pilotage de projet, les réunions de suivi de projet ont pour but de traiter les problématiques projet au niveau opérationnel. L’objectif de ces réunions n’est donc pas de redéfinir le contenu du projet ou de prendre des décisions globales sur les coûts, les délais ou la qualité mais de permettre au projet de pouvoir avancer au quotidien.

Ces réunions réunissent généralement :

  • Des représentants de la maîtrise d’oeuvre
  • Des représentants de la maîtrise d’ouvrage
  • Des représentants du client  (si celui-ci n’est pas représenté par la maîtrise d’ouvrage)
  • Eventuellement d’autres intervenants en fonction des sujets à traiter (exemples : représentants des utilisateurs, services techniques annexes au projet, etc.)

Au niveau pratique, la fréquence de ce type de réunions est beaucoup plus importante que pour les réunions du comité de pilotage du projet. Ainsi, pour un projet sur plusieurs années, on peut considérer qu’une fréquence d’une réunion de suivi par mois est une bonne moyenne. Si nécessaire, le chef de projet ne devra pas hésiter à organiser des réunions plus fréquentes pour traiter certains points précis. L’objectif est de permettre au projet de continuer à avancer tout en évitant au maximum les retours en arrière ou les blocages suite à un manque d’informations ou à une mauvaise compréhension des informations transmises au projet.

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