Résolution de problèmes : Le logigramme

Le logigramme

Le logigramme

Définition du logigramme

Le logigramme est une représentation linéaire simple de l’enchaînement des différentes étapes qui constituent un processus donné.

Objectifs du logigramme

Visualiser la progression d’un processus ou d’un segment de processus.

Représenter les actions d’un processus ou d’un segment de processus qui permettent de transformer un intrant en extrant.

Synonymes et variantes du logigramme

Synonyme : Flowchart.

Autre utilisation : méthode de rédaction d’une procédure qui, à partir du logigramme, précise pour chaque étape du processus :

  • la fonction qui réalise l’action ; où, quand, comment elle le fait ;
  • les documents disponibles ou de référence ;
  • les documents d’application associés ;
  • les personnes chargées d’accomplir l’étape.

Conditions d’utilisation

Pré-requis : Avoir délimité le processus ou le segment de processus qui sera représenté.

Le logigramme est utilisé pour représenter visuellement une série d’actions dont le déroulement est chronologique.

Dans une représentation de processus, cet outil doit se suffire à lui-même.

Dans la rédaction de procédure, le descriptif littéraire qui l’accompagne contient certaines informations complémentaires.

Conditions de réussite

Un groupe de 4 à 8 personnes avec un animateur formé à l’utilisation de cet outil.

Des personnes directement impliquées dans les différentes étapes de réalisation du processus.

Rester fidèle à la réalité, l’objectif de cet outil est de restituer une image actuelle (au moment de la description) de la pratique des professionnels et non de décrire un processus idéal jamais complètement réalisé.

Description

Matériel : une feuille de papier kraft, des post-it.

Réalisation

Délimitation du processus

Un processus est un système d’activités qui utilise des ressources pour transformer les éléments d’entrée en éléments de sortie. Les éléments d’entrée dans un processus sont généralement les éléments de sortie d’autres processus.

Il est important de cerner correctement le processus à décrire, c’est-à-dire de préciser dans un premier temps quels sont les éléments entrant et sortant ou point de départ et point d’arrivée du processus.

Description du processus et formulation des étapes

Le processus ainsi délimité est ensuite décrit dans le détail par le groupe de travail. Cette description peut s’appuyer sur :

  • l’expérience (vécu, mémoire) de chaque professionnel ;
  • une observation directe ;
  • des interviews des professionnels, des patients, des partenaires ;
  • une recherche de traces écrites des actions réalisées.

Une fois que l’ensemble des données et informations est collecté, il s’agit de repérer les grandes étapes du processus et de les noter chacune sur un post-it (la formulation doit être minimale : verbe d’action à l’infinitif (par ex. : archiver) ou nom de l’opération (par ex. : archivage) + complément (par ex. : du/le dossier)). Les post-it sont placés ensuite sur la feuille de papier kraft dans l’ordre chronologique de réalisation des étapes du processus.

Construction du logigramme

Le logigramme reprend la progression précédente en utilisant les principaux symboles suivants pour identifier les grandes phases du processus. Ils permettent d’obtenir une vision globale et partagée du processus :

Remarques :

  • Il existe une multitude de symboles permettant une représentation plus fine mais aussi plus complexe du processus.
  • Par expérience, la notation BPMN (Business Process Modeling Notation) permet de bien définir un logigramme en permettant d’identifier aussi bien les étapes que les acteurs. Dans d’autres articles, je présenterai l’utilisation concrète de cette notation
  • Il est souhaitable pour une meilleure lisibilité que le logigramme tienne sur une page.

Validation du logigramme

La clarté du logigramme et sa pertinence devront être vérifiées auprès de tous les acteurs concernés par le processus.

Les autres outils qui peuvent être utilisés pour la résolution de problèmes.

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