Résolution de problèmes : L’audit qualité

Audit qualité

Audit qualité

Définition d’un audit qualité

Examen méthodique et indépendant en vue de déterminer si les activités et résultats relatifs à la qualité satisfont aux dispositions préétablies, si ces dispositions sont mises en oeuvre de façon efficace et si elles sont aptes à atteindre les objectifs (ISO 8402).

Un audit qualité peut être réalisé en interne en faisant appel à des membres de l’organisation ou en externe en faisant appel à des auditeurs externes à l’organisation.

Lorsqu’il est réalisé en interne, les auditeurs seront issus d’autres services que ceux qui seront audités afin de garantir leur objectivité.

Objectifs d’un audit qualité

  • Vérifier la conformité ou la non-conformité des éléments du système qualité aux exigences prescrites.
  • Déterminer l’efficacité du système qualité mis en oeuvre pour satisfaire aux objectifs qualité.
  • Améliorer le système qualité de l’entreprise auditée.

Synonymes et variantes d’un audit qualité

Variantes : audit qualité de système, audit qualité de procédé, audit qualité de produit, audit qualité de service.

Conditions d’utilisation

Pré-requis : Qualification du responsable de l’audit et formation de l’équipe d’auditeurs (s’ils sont internes).

Place de l’outil

Il est utilisé pour établir un diagnostic qualité, dans le cadre d’une démarche générale d’amélioration.

Conditions de réussite

  • S’assurer que les auditeurs ne sont pas soumis à des influences qui pourraient affecter leur objectivité.
  • Respecter l’indépendance et la probité des auditeurs.
  • Leur communiquer tous les éléments dont ils ont besoin pour réaliser l’audit.

Description

1- Définition du champ de l’audit

  • Définir les éléments du système, les sites et les activités qui devront être audités.
  • Définir les besoins en information nécessaires au demandeur.
  • Définir les normes et documents auxquels le système qualité audité doit se conformer.

2- Planification de l’audit

3- Revue préliminaire de la description du système qualité de l’audité

  • Procéder à un examen des documents décrivant les méthodes utilisées pour satisfaire aux exigences du système qualité auquel il doit être comparé.
  • S’assurer de la faisabilité de l’audit.
  • Définir les priorités de l’audit en fonction des risques rencontrés dans les secteurs et en fonction des résultats des audits précédents.

4- Préparation de l’audit

  • Réaliser le plan de l’audit qui doit comporter : les objectifs et le champ d’application de l’audit, l’identité des personnes exerçant des responsabilités directes dans le cadre des objectifs et du champ de l’audit, l’identification des documents de référence, l’identité des auditeurs, la date et le lieu de l’audit, l’identification des secteurs qui seront audités, le calendrier de réalisation de l’audit, le calendrier des réunions avec les responsables de l’entité auditée, les exigences en matière de confidentialité, la date de diffusion du rapport et la date de publication prévue. Le plan est communiqué à l’entité auditée.
  • Définir les missions spécifiques de chaque auditeur et bien les informer sur l’aspect constructif de l’audit.
  • Réaliser les documents nécessaires à la conduite de l’audit : listes de vérification utilisées pour l’évaluation, formulaires pour rendre compte des observations, pour consigner les éléments de preuve étayant les conclusions.

5- Exécution de l’audit

Réaliser une réunion d’ouverture ayant pour objectif de :

  • présenter les membres de l’équipe d’audit aux responsables de l’entité auditée ;
  • rappeler les objectifs et le champ d’application, présenter un résumé des méthodes et des procédures qui seront utilisées ;
  • déterminer les liens de communication officielle entre l’équipe d’audit et l’audité ;
  • confirmer les mises à disposition à l’équipe d’audit des moyens et des installations dont elle a besoin ;
  • confirmer le calendrier de réalisation des réunions, clarifier tous les points obscurs du plan d’audit.

Réaliser l’examen :

  • recueil des preuves par entretiens, examen de documents, observation des activités et des situations.

Les informations obtenues par les entretiens seront vérifiées ;

  • observations d’audit : toutes les observations seront documentées. Les auditeurs passeront en revue toutes les observations pour déterminer celles qui seront rapportées comme des non-conformités, identifiées par rapport aux documents de référence. Les non-conformités seront documentées de façon claire et précise et étayées par des preuves. Les observations seront passées en revue par le responsable de l’audit et le responsable du secteur audité.

Réaliser une réunion de clôture : sont présents à la réunion les responsables de l’entité et les responsables des fonctions qui ont été auditées. L’objectif de la réunion est de présenter les observations de l’audit et de s’assurer que les responsables comprennent bien les conclusions de l’audit. Les auditeurs peuvent faire des recommandations si cela leur est demandé.

6- Documents d’audit

  • Rapport d’audit : il doit refléter fidèlement l’esprit et le contenu de l’audit. Il doit contenir l’objectif et le champ d’application de l’audit, les détails du plan de l’audit, l’identification des documents qui ont servi de référence à l’audit, les observations de non-conformité, l’appréciation de l’équipe d’audit du degré de conformité de l’audité, l’aptitude du système à atteindre les objectifs qualité définis, la date de diffusion du rapport d’audit.
  • Diffusion du rapport : le responsable de l’audit doit le faire parvenir au demandeur de l’audit et c’est celui-ci qui doit le transmettre à l’audité.

6- Suivi d’actions correctives

  • Le rôle de chacun dans la mise en place des mesures correctives doit bien être identifié. Les audits de suivi seront réalisés dans un délai défini par le demandeur avec les responsables de l’entité auditée.
  • Un rapport de suivi pourra être réalisé.

 

Les autres outils qui peuvent être utilisés pour la résolution de problèmes.

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