La feuille d’analyse de données
Définition
La feuille de relevé de données est un document structuré permettant de recueillir, de manière méthodique, des informations sur une situation ou un problème donné. Chaque feuille de relevé de données doit être spécifique à un recueil de données.
La feuille de relevé de données peut être utilisée aux différentes étapes d’une démarche projet ou d’une démarche qualité (lors de la définition du cahier des charges, lors de l’analyse d’un dysfonctionnement, etc.).
La feuille de relevé de données est un des outils de base de la gestion de projet et de la gestion de la qualité.
Objectifs de la feuille de relevé de données
Quantifier les événements et les caractéristiques du problème.
Collecter de façon systématique « sur le terrain » (en situation) toutes les informations (chiffrées ou non) nécessaires pour l’analyse à effectuer.
Recueillir méthodiquement les données.
Enregistrer les données pour disposer de l’information nécessaire à la prise de décision.
Synonymes et variantes
Synonymes : fiches d’acquisition de données, fiche de recueil de données
Variante : feuille de relevé et d’analyse de problème, questionnaire pour enquête
Conditions d’utilisation
Pré-requis : Avant d’utiliser ce type de feuille, il faut, au préalable, avoir identifié toutes les causes possibles du dysfonctionnement analysé.
La feuille de relevé de données est utilisée pour :
- Mesurer un phénomène ;
- Rechercher un lien entre des causes et des effets (causes de dysfonctionnement) ;
- Mesurer l’efficacité de la (des) solution(s) mise(s) en oeuvre.
Conditions de réussite
Il faut synthétiser les différentes informations à réunir en mots clés, simples et clairs.
Il faut prévoir un espace disponible sur la fiche pour des types de données non prévues, plutôt que de rechercher l’exhaustivité des données mentionnées sur la feuille de relevé de données.
Il faut s’assurer que chaque personne chargée de la collecte des données comprend l’ensemble des renseignements demandés (idéalement construire la feuille de relevé avec les personnes concernées).
Il faut consacrer du temps à la mise en forme de la feuille de relevé de données pour atteindre l’objectif recherché.
Il faut s’assurer de l’adhésion des utilisateurs impliqués dans la collecte des données.
Description
Organisation à mettre en oeuvre :
- Il faut lister toutes les informations à recueillir (par exemple : les temps de traitement) et les critères de classement (par exemple : par journée, ou bien : par type de processus).
- Il faut définir le cadre et le lieu où s’effectuera ce recueil, et surtout qui s’en chargera.
- Il faut définir l’échantillon des observations (constitution statistique ou recueil continu, prospectif ou rétrospectif, sur une période à déterminer).
- Il informer et motiver toutes les personnes qui doivent participer au recueil attendu.
Réalisation
- Etape 1 : Construire la feuille de relevé de données, de façon simple et compréhensible pour les utilisateurs.
- Etape 2 : Tester la feuille de relevé de données sur quelques observations.
- Etape 3 : Procéder au recueil de données.
- Etape 4 : Effectuer le dépouillement et l’analyse des données recueillies
- Etape 5 : Définir la ou les solutions à mettre en place
- Etape 6 : Mettre en place la ou les solutions
- Etape 7 : Vérifier que les solutions corrigent bien le problème rencontré
- Etape 8 : Effectuer des corrections si nécessaire
Les autres outils qui peuvent être utilisés pour la résolution de problèmes.