L’évaluation de la charge d’un projet : trucs et astuces

Evaluation trucs et astuces

Evaluation de la charge d’un projet : trucs et astuces

Savoir faire une bonne évaluation d’un projet nécessite toujours beaucoup d’expertise, un gros travail d’analyse et surtout une bonne connaissance du contenu du projet. Mais, il existe aussi un certain nombre de trucs et astuces qui vous permettent de gagner du temps et rendre votre évaluation encore plus fiable et pertinente.

Astuce 1 : Quel outil utiliser ?

Faire une évaluation de charge à la main n’est jamais une opération simple car toute modification va nécessiter un temps important de remise à jour. Aussi, il est préférable d’utiliser des outils informatiques pour vous faciliter la tâche. Parmi ces outils, un des outils les plus répandus et assez efficace pour ce type de travail est Microsoft Project.

Astuce 2 : Gantt, Pert, MPM, etc. ?

La modélisation de l’enchaînement des différentes tâches d’un projet peut se faire à l’aide de différentes méthodes plus ou moins adaptées au contexte du projet. Mais, s’il faut ne retenir qu’une seule méthode, simple et valable pour tous les types de projets, ce serait les diagrammes de Gantt.

Maintenant, si vous voulez aller plus loin dans la qualité de vos analyses il vous faudra apprendre à utiliser les diagrammes de PERT. En effet, ceux-ci permettent, à travers, par exemple, l’introduction de dates de réalisation au plus tôt et de dates de réalisation au plus tard de mieux tenir compte des incertitudes pouvant exister sur un projet mais aussi pour mieux voir toutes les marges de manoeuvres possibles pour le chef de projet.

Astuce 3 : Faire ou pas intervenir les contraintes sur les personnes dans la conception des diagrammes de Gantt ?

Pour faire une bonne évaluation, il convient de prendre en compte un maximum de contraintes et notamment celles sur les ressources humaines qui sont, par nature, source d’un niveau important d’incertitudes (congés, maladie, départ, etc.). Aussi, il est toujours intéressant de les rentrer comme contraintes lors de la conception des diagrammes de Gantt du projet. Si pour les ressources humaines non permutables, comme l’existence d’un seul designer dans l’équipe projet, il est important de les prendre en compte de manière individuelle et aussi précisément que possible, pour les ressources permutables (10 développeurs Java de même niveau dans l’équipe projet), il n’est pas nécessaire d’aller à ce niveau de détail et définir des profils génériques et largement suffisant.

Maintenant, vous pouvez aussi ne pas faire intervenir les contraintes sur les personnes dans la conception de vos diagrammes de Gantt, mais dans ce cas, cela signifie que vous devrez intégrer une partie de ces problématiques au niveau de l’évaluation de chaque tâche. Cela pourra se faire soit à travers un allongement de la durée de chaque tâche soit à travers la gestion d’un calendrier de jours ouvrés prenant en compte, de manière générique, les congés et les possibles absences des membres de l’équipe projet.

Pour le reste de cet article, nous allons nous limiter aux diagrammes de Gantt de manière à garder une approche assez simple.

Astuce 4 : Comment placer les tâches sur les diagrammes de Gantt ?

Quelques petites règles à respecter :

  • Identifier les tâches les plus « risquées » pour le projet (en matière de délai, de coût ou de qualité) et voir dans quelle mesure il est possible de les placer en premier.
  • Maximiser le nombre de tâches qui seront réalisées en parallèle en tenant compte des ressources humaines que vous avez à disposition dans votre projet.
  • Minimiser les temps d’attente entre la réalisation des tâches (les personnes affectées au projet doivent toujours avoir des tâches à réaliser)
  • Tenir compte des réunions, des formations et des congés des personnes travaillant sur le projet car ceux-ci peuvent avoir un impact important sur les délais de réalisation du projet
  • Essayer de tenir compte, autant que possible, dans l’agencement des tâches, des possibles perturbations pouvant survenir au niveau des ressources humaines affectées au projet (départ, maladie, etc.) de manière à limiter leur impact sur le projet.
  • Intégrer, dans votre planning, toutes les contraintes liées à la mise à disposition de ressources pour votre projet (contraintes liées à du matériel ou à des personnes) et planifier les tâches pour limiter les dépendances de votre projet par rapport à ces contraintes externes.
  • Si cela s’avère utile, par exemple lorsque le projet est dépendant d’un autre projet, vous pouvez aussi intégrer des tâches liées à ces autres projets dans vos diagrammes de Gantt ou les contraintes, associées à cet autre projet, qui peuvent avoir un impact sur votre projet.

Astuce 5 : Quels éléments importants identifier sur vos diagrammes de Gantt ?

Lors de la création de vos diagrammes de Gantt, vous devrez veiller à placer l’ensemble des tâches du projet de manière à :

  • Identifier le ou les chemins critiques c’est-à-dire les chemins pour lesquels tout retard entraînera un retard général du projet ou une inactivité pour les autres membres de l’équipe projet. Pour rappel, un chemin est défini comme une succession de tâches entre la date de début du projet ou du lot associé au diagramme de Gantt et la date de fin du projet ou du lot sur ce même diagramme de Gantt. Si possible, il faut essayer de minimiser le nombre de contraintes associées au chemin critique.
  • Identifier les tâches critiques, c’est-à-dire les tâches à marge nulle située sur le chemin critique et voir dans quelle mesure il est possible de les rendre moins critiques éventuellement en les réalisant à un autre moment du projet ou en changeant l’organisation des différentes tâches les unes par rapport aux autres.

Astuce 6 : Des diagrammes juste pour l’évaluation du projet ?

Tous les diagrammes que vous allez réaliser ne devront pas uniquement servir juste pour l’évaluation initiale du projet. Ils devront aussi être utilisé, au quotidien, pendant toute la durée de réalisation du projet pour vérifier que celui-ci se déroule comme prévu mais aussi pour replanifier les tâches restantes si certaines tâches mettent moins ou plus de temps pour être réalisées. L’utilisation pendant le projet va aussi vous permettre d’agir au plus tôt dans le cas où certaines difficultés ne permettraient pas de livrer le projet dans les délais.

Astuce 7 : J’utilise des méthodes agiles, dois-je évaluer le projet de la même manière ?

Pour un certain nombre de personnes, le fait de mettre en oeuvre des méthodes agiles, pour la réalisation du projet, leur fait penser qu’il n’est pas utile de réaliser une évaluation du projet comme pour un projet classique. En fait, ceci n’est que partiellement vrai.

En effet, de manière simplifiée, on peut dire qu’un projet agile est l’équivalent d’un projet classique qui serait constitué d’une succession de lots dont les contenus ne sont généralement pas définis à l’avance. Ceci étant, chaque lot, chaque « run » pour reprendre le vocabulaire utilisé par les méthodes agiles, lorsqu’il est lancé est défini avec un objectif bien précis et sera réalisé par des ressources bien déterminées. A ce titre, il peut être évalué comme un autre projet. Ceci étant, il faudra prendre en compte, dans l’évaluation des différentes tâches, les incertitudes liées à la réalisation de chaque tâche. Et, si nécessaire, il faudra prévoir plusieurs chemins de réalisation (plusieurs successions de tâches) possibles pour la réalisation du lot (du « run »).

Se lancer dans un projet avec une méthodologie agile sans faire d’évaluation préalable, même simplifiée, revient en pratique à dénaturer tout l’intérêt des méthodes agiles. En effet, si on définit, pour un « run », un contenu irréalisable, alors le projet risque de vite déraper et ne plus profiter des avantages apportés par les méthodes agiles. Et ceci, sans compter l’image désastreuse que risque d’avoir rapidement l’équipe projet vis-à-vis de l’extérieur.

Donc, s’il ne faut qu’un bon conseil : n’hésitez pas à faire une évaluation « classique » quelle que soit la méthode utilisée par le projet.

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